Hvorfor nye vilkår?
Hos Sproom vægter vi transparens over for vores kunder meget højt, og det er derfor vigtigt for os, at vores vilkår tydeligt afspejler den opsætning, vi har i Sproom. Vi har i den forbindelse fjernet begrebet “Kunde” i vores vilkår og erstattet dette begreb med mere konkrete rolle definitioner, blandt andet Serviceaftager og Parent. Ligeledes har vi forsøgt at gøre vilkårene mere læsevenlige og blandt andet specificeret brug af data. Derudover har vi besluttet at adskille vores databehandleraftale fra vores Vilkår. Dette skyldes, at GDPR er et lovgivningsområde, som løbende udvikler sig, hvilket kan påvirke vores databehandleraftale. Ved at adskille de to aftaler har vi mulighed for løbende at kunne opdatere vores databehandleraftale - uden samtidig at skulle opdatere vores Vilkår.
Hvis du har nogle spørgsmål, er du velkommen til at række ud til os på [email protected].
Du kan se vores databehandleraftale her.
Definitioner
Aftale: Enhver aftale der oprettes i Sproom inklusiv Parent-modulet.
Applikation: Programmet Sproom inklusiv eventuelle tillægsmoduler og Sproom Connector, som udbydes af Sproom direkte.
Applikationsdata: Data som bearbejdes i Applikationen såsom elektroniske dokumenter, kundedatabaser og transaktioner.
Anonymisering: Anonymisering af Personoplysninger i Applikationen.
Arkiv: Opbevaring af elektroniske dokumenter i Applikationen.
Brugeren: Enhver person som med sine loginoplysninger anvender Applikationen, hvilket omfatter Serviceaftageren, en Parent eller enhver person oprettet af dem.
Brugsdata: En type data der genereres ved brug af Applikationen. Brugsdata omfatter blandt andet teknisk information og trafikinformation (operativsystem, browsertype, IP-adresse og lignende) og aggregeret Applikations- eller brugergenereret data (varighed af session, tilbagemeldinger, antal indsendte elektroniske dokumenter, bogføringsår oprettet og lignende).
Dataansvarlig: Det organ der afgør til hvilke formål, og med hvilke hjælpemidler, der må foretages behandling af personoplysninger.
Databehandler: Det organ der behandler Personoplysninger på vegne af den Dataansvarlige.
Integrationsværktøjer: Softwarekomponenter, som Sproom stiller til rådighed fra tid til anden, der muliggør elektronisk udveksling af de af Sproom understøttede dataformater mellem Samhandelsplatformen og tredjepartssystemer.
Parent: En virksomhed der har rettighed til at administrere en eller flere Aftaler på vegne af en eller flere virksomheder gennem et Parent-modul.
Parent-modul: Et modul hvorigennem en Parent har mulighed for at administrere, tilføje og tilgå tilknyttede Aftaler, håndtere betaling af Aftalen på vegne af Serviceaftageren m.m.
Personoplysninger: Enhver information der kan henføres til en identificeret person, eller data der direkte eller indirekte kan identificere en person.
REST API: Programmatisk kommunikationslag for datadeling mellem Sproom og andre softwareapplikationer.
Serviceaftageren: En juridisk enhed som har oprettet en Aftale, eller som har bemyndiget en Parent til at oprette en Aftale i dennes navn og agere på dennes vegne.
Sproom Connector: En lokalt installeret applikation integreret med en lokal løsning som understøtter at hente og sende elektroniske dokumenter fra og til Sproom.
1. Accept af vilkår
1.1 Nærværende vilkår (herefter “Vilkår”) accepteres, idet man opretter en Sproom profil, ved at anvende Applikationen eller ved på anden måde at tilkendegive accept heraf.
1.2 Applikationen er en business-to-business service, som udbydes af Visma e-conomic A/S, CVR-nummer: 29403473, Gærtorvet 1-5, 1799 København V (herefter "Sproom").
1.3 Oprettelse af en Aftale kan udelukkende ske af personer, som har den fornødne bemyndigelse på vegne af Serviceaftageren eller en Parent. Det påhviler henholdsvis Serviceaftageren eller en Parent at holde alle stamoplysninger (CVR-nummer, faktura-mail, navn, adresse m.fl.) i Applikationen opdateret.
1.4 Brugeren skal til enhver tid være orienteret omkring indholdet af disse Vilkår og anvende Applikationen i overensstemmelse hermed.
2. Aftalens varighed og fakturering
2.1 Aftalen træder i kraft ved oprettelse af en Aftale og løber indtil den opsiges i overensstemmelse med disse Vilkår.
2.2 Den første faktureringsperiode løber fra oprettelsesdatoen til udgangen af den pågældende måned. Herefter faktureres der månedsvis forud, medmindre andet er særskilt aftalt.
2.3 Hvis Aftalen fastlægger en grænse for antal inkluderede elektroniske dokumenter og hvis denne overskrides, vil betalingen for det ekstra antal elektroniske dokumenter blive inkluderet i den næstkommende faktura, medmindre andet er særskilt aftalt.
3. Aftalens omfang og anvendelse
3.1 Applikationen leveres som “software as a service” og stilles til rådighed, som den er. Ved anvendelse af Applikationen opnås en ikke-eksklusiv adgang, og i intet tilfælde erhverves Applikationen eller kopi heraf.
3.2 Aftalens aktuelle antal elektroniske dokumenter, som kan sendes og modtages pr. måned, kan fastsættes i en særskilt aftale.
3.3 I selve Applikationen eller på Sprooms hjemmeside findes en oversigt over tillægsmoduler. For andre tilføjede funktioner, ydelser og tillægsmoduler kan der være tilknyttet selvstændige betingelser, der skal accepteres i tillæg til disse Vilkår, før de kan anvendes.
3.4 Sproom har ret til at ændre sammensætningen og indholdet af Applikationen og tillægsmoduler, hvor væsentlige ændringer varsles i henhold til opsigelsesvarslet angivet i punkt 9.1.
3.5 Opsætning, konfiguration og vedligeholdelse, herunder omkostninger forbundet hermed, af tillægsmoduler udbudt af tredjeparter, er Sproom uvedkommende.
3.6 Loginoplysninger til en Aftale er unikke og må kun bruges af én individuel Bruger. Et brud på denne bestemmelse anses for væsentlig misligholdelse.
3.7 Parent-modulet må kun tilgås af den tilknyttede Parent. Et brud på denne bestemmelse anses for væsentlig misligholdelse.
3.8 Applikationen må på intet tidspunkt blive anvendt på en måde, som kan skade Sprooms navn, omdømme eller goodwill, eller som er i strid med relevant lovgivning eller anden regulering. Et brud på denne bestemmelse anses for væsentlig misligholdelse.
3.9 I tilfælde af at afsendte elektroniske dokumenter ikke leveres til modtager grundet tekniske omstændigheder, vil Sproom underrette om dette.
4. Priser og betalingsbetingelser
4.1 Abonnementet bliver faktureret månedsvis efter punkt 2.3 og 2.4, medmindre andet er særskilt aftalt.
4.2 Betalingsbetingelser er 30 dage netto fra fakturadato, medmindre andet er særskilt aftalt.
4.3 Sproom er berettiget til at sende rykker 1 uden gebyr 7 dage efter fakturaens forfaldsdato. Betales der fortsat ikke for Aftalen, må Sproom sende rykker 2 med et gebyr på DKK 150,00 10 dage senere. Såfremt betaling stadig ikke er modtaget inden 7 dage efter rykker 2, forbeholder Sproom sig retten til at spærre brug af Applikationen.
4.4 Sproom forbeholder sig retten til med 1 måneds varsel at ophæve Aftalen og slette Applikationsdata, hvis Sproom ikke har modtaget betaling for et skyldigt beløb inden for 18 måneder.
4.5 Fakturaer sendes til den e-fakturaadresse, som er angivet i Applikationen, medmindre andet er særskilt aftalt. Levering anses for sket, når de er afsendt af Sproom. Rykkere sendes til den mailadresse, som er angivet i Applikationen.
4.6 Alle priser er ekskl. moms. Sproom er berettiget til minimum én gang årligt at regulere sine priser. Denne regulering skal ske med et varsel, der svarer til opsigelsesvarslet fastsat i aftalens punkt 9.1.
5. Applikationsdata
5.1 Serviceaftageren er Dataansvarlig for Applikationsdata med undtagelse af de tilfælde, hvor Serviceaftageren ikke har adgang til Aftalen. I sidstnævnte tilfælde er den tilknyttede Parent Dataansvarlig. Der henvises i alle tilfælde til den separat indgåede databehandleraftale (herefter "Databehandleraftale") for så vidt angår yderligere betingelser for behandling af Personoplysninger.
5.2 Punkt 5.1 finder ikke anvendelse i forhold til Personoplysninger behandlet i Parent-modulet af en Parent. I dette tilfælde er det den tilknyttede Parent, der er Dataansvarlig.
5.3 Sproom opbevarer Applikationsdata i Arkivet, indtil Aftalen er opsagt og eksport perioden i punkt 9.5 er udløbet.
5.4 Sproom kan benytte Applikationsdata til at vedligeholde, tilbyde, prissætte og udvikle Applikationen. I forhold til udvikling fokuseres der på at udvikle økonomistyrings-tjenester i eller tilknyttet Applikationen.
5.5 Sproom kan i forbindelse med at levere Applikationen dele Applikationsdata med andre selskaber i Visma-gruppen under samme vilkår og begrænsninger som beskrevet i disse Vilkår og i overensstemmelse med Databehandleraftalen.
5.6 Efter Aftalens ophør er Sproom berettiget til at behandle Applikationsdata som beskrevet i 5.4 og 5.5 i Anonymiseret form.
5.7 Sproom kan give tredjemand og myndigheder adgang til Applikationsdata, dog kun i overensstemmelse med den relevante lovgivning, i forbindelse med dom, myndighedskrav, konkurs, afgåelse ved døden eller lignende.
6. Brugsdata
6.1 Sproom er Dataansvarlig, for så vidt angår Brugsdata, i det omfang det indeholder Personoplysninger (f.eks. CVR-nummer). Læs mere om hvordan Sproom behandler Personoplysninger i Sprooms Privatlivspolitik.
6.2 Sproom kan benytte Brugsdata til statistik og analyse af Applikationen.
6.3 I det omfang et CVR-nummer er knyttet til Personoplysninger, behandler Sproom sådanne Personoplysninger til statistik og analyse af Applikationen i rollen som Dataansvarlig. Sådanne statistikker kan kombineres med offentligt tilgængelig data, Brugsdata og Applikationsdata. Efter Aftalens ophør vil Applikationsdata være Anonymiseret.
7. Fuldmagt til håndtering af elektroniske dokumenter
7.1 Ved indgåelse af disse Vilkår er Sproom bemyndiget til at agere som operatør på Serviceaftagerens vegne. Sproom kan med frigørende virkning aflevere elektroniske dokumenter via de kanaler, der af Sproom er valgt til at gennemføre datatransporten. Dette inkluderer bemyndigelse til at registrere Serviceaftageren i blandt andet Nemhandelsregistret og acceptere de Generelle Betingelser for Anvendelse af Nemhandelsregisteret.
7.2 Ved registrering hos relevante serviceudbydere, herunder Nemhandelsregisteret, bliver Serviceaftagerens evne til at modtage elektroniske dokumenter tilgængelig for andre afsendere og serviceudbydere. Endvidere accepterer Serviceaftageren at kunne modtage dokumenter fra andre virksomheder.
7.3 Ved afsendelse af elektroniske dokumenter er Sproom ikke ansvarlig for fejl i modtagerens system og kan ikke garantere en tidsfrist for modtagelsen af dokumentet hos modtageren.
7.4 Ved ophør af Aftalen afregistrerer Sproom Serviceaftageren, som modtager af Serviceaftagerens elektroniske dokumenter fra relevante serviceudbydere.
8. Driftsstabilitet
8.1 Sproom tilstræber højst mulig driftsstabilitet, men er uden ansvar for nedbrud eller driftsforstyrrelser, herunder for driftsforstyrrelser forårsaget af faktorer uden for Sprooms kontrol. Herved forstås bl.a. strømsvigt, fejl på udstyr, internetforbindelser, telekommunikationsforbindelser eller lignende. Applikationen og servicen leveres, som den er og forefindes, og Sproom fraskriver sig enhver garanti, tilsikring, indeståelse, anprisning eller andre vilkår, uanset direkte eller indirekte.
8.2 I tilfælde af nedbrud eller forstyrrelser tilstræber Sproom sig på at genskabe normal drift hurtigst muligt.
8.3 Planlagte afbrydelser vil fortrinsvis blive placeret uden for normal arbejdstid. Skulle det blive nødvendigt at afbryde adgangen til Applikationen uden for det anførte tidsrum, vil dette blive varslet forinden i videst muligt omfang.
9. Opsigelse
9.1 Opsigelse af Aftalen skal ske ved direkte kontakt til Sprooms support. Aftalen er uopsigelig de første 12 måneder. Opsigelse kan ske med et varsel på 3 måneder til udgangen af en kalendermåned, medmindre andet er særskilt aftalt.
9.2 Fravalg af tillægsmoduler skal ske direkte gennem Applikationen med øjeblikkelig virkning, medmindre andet fremgår af beskrivelsen eller vilkårene for den specifikke ydelse.
9.3 Sproom kan opsige aftaleforholdet med et varsel på 3 måneder til udgangen af en kalendermåned, eller uden varsel, hvis disse Vilkår væsentligt misligholdes samt i tilfælde af konkurs eller insolvens hos enten Serviceaftageren eller en Parent.
9.4 Sproom forbeholder sig retten til at slette Applikationsdata efter Aftalens ophør i overensstemmelse med gældende lovgivning, og Sproom har ingen forpligtelser til at udlevere Applikationsdata efter Aftalens ophør, medmindre det er påkrævet af gældende lovgivning.
9.5 Applikationen giver mulighed for at eksportere udvalgt data. Eksport skal gennemføres inden Aftalens ophør. I tilfælde af at Aftalen udløber eller opsiges, skal Sproom, hvor rimeligt og kommercielt forsvarligt, tilsigte at give en periode på 10 dage efter ophør, hvor eksportfunktionen kan anvendes.
9.6 Ingen af Parterne kan gøres ansvarlige for fejl eller forsinkelse i udførelsen af deres forpligtigelser, hvis udførelsen hindres af begivenheder, der med rimelighed kan siges at være udenfor den enkelte Parts kontrol (Force Majeure). Eks. krig, naturkatastrofer, terrorhandlinger, strejker, lockouts, og myndighedsforanstaltninger.
10. Ændringer
10.1 Sproom er berettiget til løbende at foretage opdateringer og forbedringer af Applikationen samt ændre i opbygningen af Applikationen. Sådanne opdateringer, forbedringer og ændringer kan ske med eller uden varsel og kan påvirke services, herunder informationer og data uploadet til eller afgivet af Applikationen.
11. Immaterielle rettigheder
11.1 Applikationen og information der afgives fra Applikationen, undtagen Applikationsdata, er beskyttet af ophavsret og andre immaterielle rettigheder og tilhører eller er licenseret til Sproom. Individuelt udarbejdet programmel tilhører ligeledes Sproom, medmindre andet er skriftligt aftalt. Sproom skal orienteres om enhver aktuel eller potentiel krænkelse af Sprooms immaterielle rettigheder eller uautoriseret brug af Applikationen, som Serviceaftageren eller en Parent, herunder deres Brugere, får kendskab til.
11.2 På intet tidspunkt vil der ske en overdragelse af Sprooms immaterielle rettigheder til Serviceaftageren eller en Parent.
11.3 I forhold til materiale der uploades til Applikationen, tildeles Sproom og dennes leverandører en tilladelse og global licens, der er tilstrækkelig til, at Sproom forsvarligt kan afvikle og drifte Applikationen og opfylde sine forpligtelser. Materiale som uploades til Applikationen eller deles med Sproom, må på intet tidspunkt krænke tredjemands rettigheder eller indeholde elementer, der kan virke stødende eller er i strid med relevant lovgivning eller anden regulering. Sproom skal skadesløsholdes for ethvert tab i forbindelse med denne bestemmelse.
12. Overdragelse
12.1 Sproom har ret til at overdrage sine rettigheder og forpligtelser til tredjemand eller et koncernforbundet selskab.
12.2 Serviceaftageren og en Parent må overdrage sine rettigheder og forpligtelser til et koncernforbundet selskab, men intet tidspunkt til tredjemand.
13. Sprooms ansvar
13.1 Sproom fraskriver sig ethvert ansvar i relation til disse Vilkår, services eller brug af Applikationen, herunder brugen af Sprooms Integrationsværktøj, uanset om dette opstår i kontrakt eller uden for kontrakt, herunder for driftstab, følgeskader eller andre indirekte tab, tab af data, tab begrundet i produktansvar eller tab, der er opstået som følge af simpel uagtsomhed.
13.2 Brugeren har ansvaret for indholdet og rigtigheden af de udstedte elektroniske fakturaer og andre forretningsdokumenter, og at de overholder den til enhver tid gældende lovgivning. Sproom kontrollerer ikke indholdet af de modtagne elektroniske dokumenter, men verificerer udelukkende, at dokumenterne er valide i forhold til understøttede standarder og formater.
13.3 Sproom er ikke ansvarlig for de tredjepartsløsninger, der er tilgængelige og/eller integreres med Applikationen via Sprooms Integrationsværktøjer. Dette omfatter blandt andet integrationer, som tilføjes til Applikationen. Sproom kan således ikke holdes ansvarlig for rigtigheden, fuldstændigheden, kvaliteten og pålideligheden af informationerne og heller ikke resultaterne, som opnås gennem disse tredjepartsløsninger. Tilsvarende kan Sproom ikke holdes ansvarlig for tredjepartsløsningernes tilgængelighed, sikkerhed eller funktionalitet, herunder for mulige skader og/eller tab forårsaget af tredjepartsløsninger. Det påhviler den, der vil gøre et krav gældende, at føre bevis for, at et lidt tab ikke kan tilskrives tredjepartsløsninger.
13.4 Sproom kan ikke holdes ansvarlig for handlinger foretaget af Serviceaftageren eller en Parent, herunder deres Brugere, der er tilknyttet en Aftale.
13.5 Uanset typen af tab eller ansvarsgrundlaget er Sprooms samlede ansvar beløbsmæssigt begrænset til vederlaget svarende til den senest forudgående måned før det ansvarspådragende forholds indtræden, dog i alle tilfælde maksimalt DKK 50.000. Sproom skal friholdes for produktansvarsskader, tredjemandstab og øvrige krav fra tredjemand, som følger af brugen af Applikationen.
14. Skadesløsholdelse
14.1 Sproom skal skadesløsholdes mod ethvert krav eller tab, der skyldes produktansvar, tab hos tredjeparter eller ansvar for tredjeparter, i det omfang det hidrører fra brugen af Applikationen.
15. Tavshedspligt
15.1 Sproom har tavshedspligt om alle informationer, Sproom måtte komme i besiddelse af, dog med undtagelse af punkt 5.7.
16. Vilkårsændringer
16.1 Sproom er berettiget til at ændre disse Vilkår i enhver henseende. De til enhver tid gældende Vilkår vil være tilgængelige på Sprooms hjemmeside. Sproom tilsigter at give rimeligt varsel (1 måned) i forbindelse med enhver ændring. Ændringer varsles via email. Brug af Applikationen efter en ændring af disse Vilkår udgør en accept af sådanne ændrede Vilkår.
17. Tvister
17.1 Disse vilkår er undergivet dansk ret. Enhver tvist, der udspringer af aftaleforholdet, herunder disse vilkår, skal forsøges løst i mindelighed. Hvis dette ikke er muligt, anlægges sagen ved Byretten i København.
18. Gyldighed
18.1 Disse Vilkår er gyldige fra d. 1. april 2024 og erstatter tidligere vilkår.
18.2 Ugyldighed af eller begrænsning i at håndhæve et punkt i disse Vilkår skal ikke påvirke muligheden for at håndhæve andre punkter. Disse vil fortsætte med at være fuldt gyldige gennem hele Aftalens løbetid.