Hos Sproom vægter vi compliance meget højt, hvilket inkluderer løbende revision af blandt andet vores databehandleraftale.
Dette har medført en opdatering af vores databehandleraftale, som er iværksat for at sikre overensstemmelse med gældende lovkrav, samt harmonisering med den nuværende opsætning af Sproom.
Blandt andet sikrer opdateringen af databehandleraftalen, at Sproom kan anvende EU-US Data Privacy Framework som gyldigt overførelsesgrundlag til USA.
Hvis du har nogle spørgsmål, er du velkommen til at række ud til os på [email protected].
Denne databehandleraftale ligger til grund for den behandling af persondata, som Sproom foretager på vegne af dig som kunde. Databehandleraftalen træder i kraft, idet du opretter dig som kunde.
Denne databehandleraftale er indgået i henhold til art. 28 stk. 3 i Europa-Parlamentet og Rådets forordning (EU) 2016/679 (“GDPR”) med henblik på at regulere Sproom behandling af personoplysninger på vegne af dig som kunde.
Aftalen er indgået mellem:
Den dataansvarlige:
[Kundens virksomhedsnavn, adresse & CVR-nr]
[Kontaktoplysninger]
og
Databehandleren:
SPROOM
Visma e-conomic A/S
Gærtorvet 3, 1799 København V
CVR: 29403473
Kontakt: [email protected]
Ovenstående parter kaldes i det følgende henholdsvis “den dataansvarlige" og "databehandleren" og tilsammen "parterne".
1.1 Definitionen af “personoplysninger”, “særlige kategorier af personoplysninger” (følsomme oplysninger), “databehandling”, “den registrerede”, “dataansvarlig” og “databehandler” er den samme som anført i GDPR.
1.2 Formålet med denne databehandleraftale er at sikre parternes efterlevelse af gældende databeskyttelseslovgivning og dokumentere den dataansvarliges instruks til databehandleren. Formålet med databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige er at sikre den dataansvarliges brug af Sproom.
1.3 Denne databehandleraftale fastsætter parternes rettigheder og forpligtelser, når databehandleren foretager behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige.
1.4 Denne databehandleraftale har forrang for andre modstridende bestemmelser vedrørende behandling af personoplysninger, for så vidt angår Sprooms vilkår og betingelser eller andre aftaler gældende parterne imellem. Databehandleraftalen er gældende mellem parterne, så længe den dataansvarlige abonnerer på Sproom - og databehandleren derfor skal behandle personoplysninger på vegne af den dataansvarlige.
1.5 Denne databehandleraftale frigør ikke databehandleren fra forpligtelser, som databehandleren er pålagt efter gældende databeskyttelseslovgivning.
2.1 Den dataansvarlige er ansvarlig for at sikre, at behandlingen af personoplysninger i forbindelse med brug af Sproom sker i overensstemmelse med GDPR art. 24, anden EU-ret eller national ret samt denne databehandleraftale.
2.2 Den dataansvarlige har ret og pligt til at træffe beslutninger om, til hvilke(t) formål og med hvilke hjælpemidler, der må ske behandling af personoplysninger. Det er hertil alene under den dataansvarliges kontrol, hvilke personoplysninger der behandles, herunder indtastes og genereres via Sproom.
2.3 Den dataansvarlige er ansvarlig for at sikre, at der eksisterer et lovligt behandlingsgrundlag for behandlingen og videregivelsen af personoplysninger, som databehandleren instrueres i at foretage, herunder videregivelse til de underdatabehandlere, som databehandleren benytter.
2.4 Den dataansvarlige har ansvaret for nøjagtigheden, integriteten, indholdet af pålideligheden og lovligheden af de personoplysninger, som behandles af databehandleren.
2.5 Den dataansvarlige har opfyldt alle obligatoriske krav og pligter i forhold til anmeldelse hos eller opnåelse af tilladelse fra de relevante offentlige myndigheder, for så vidt angår behandlingen af personoplysninger.
2.6 Den dataansvarlige har opfyldt sin oplysningsforpligtelse over for de registrerede vedrørende behandlingen af personoplysninger i henhold til gældende databeskyttelseslovgivning.
2.7 Den dataansvarlige bekræfter, at databehandleren har givet de relevante garantier, for så vidt angår implementeringen af tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger for at sikre de registreredes rettigheder og deres personoplysninger, ved indgåelse af denne databehandleraftale.
3.1 Databehandleren må kun behandle personoplysninger efter dokumenteret instruks fra den dataansvarlige, medmindre det kræves i henhold til EU- eller national ret, som databehandleren er underlagt. Ved at indgå denne databehandleraftale instruerer den dataansvarlige databehandleren i at behandle personoplysninger på følgende måder:
3.1.1 i overensstemmelse med gældende lovgivning;
3.1.2 for at opfylde sine forpligtelser i henhold til Sprooms vilkår og betingelser for brug af Sproom;
3.1.3 som yderligere specificeret ved den dataansvarliges normale brug af Sproom;
3.1.4 som beskrevet i denne databehandleraftale.
3.2 Databehandleren underretter omgående den dataansvarlige, hvis en instruks vurderes at være i strid med gældende databeskyttelseslovgivning eller anden EU- eller national ret.
4.1 Databehandleren er forpligtet til at sikre et højt sikkerhedsniveau. Dette sker i form af implementering af relevante organisatoriske, tekniske og fysiske sikkerhedsforanstaltninger.
Implementeringen sker under hensyntagen til den teknologi, der er tilgængelig og omkostningerne ved implementeringen samt omfanget, konteksten og formålet med behandlingen for at sikre et tilstrækkeligt sikkerhedsniveau, der imødekommer den risiko og kategorien af personoplysninger, der skal beskyttes.
4.2 Databehandleren må kun give adgang til personoplysninger, som behandles på den dataansvarliges vegne, til personer som har forpligtet sig til fortrolighed eller er underlagt en passende lovbestemt tavshedspligt - og kun i et nødvendigt omfang. Fortrolighedspligten skal ligeledes gælde efter ophør af databehandleraftalen.
4.3 Sproom har implementeret flere sikkerhedsforanstaltninger og interne databeskyttelsespolitikker med henblik på at sikre fortrolighed, integritet, modstandsdygtighed og adgang til personoplysninger. De følgende foranstaltninger er særligt væsentlige:
4.3.1 Risikovurderinger af eget sikkerhedsniveau (Security Self Assessments) med henblik på at sikre at nuværende tekniske og organisatoriske foranstaltninger er tilstrækkelige til beskyttelse af personoplysninger, herunder i henhold til GDPR art. 32 om behandlingssikkerhed samt GDPR art. 25 vedrørende privacy by design og default. Disse foretages ved løbende tests og opfølgninger.
4.3.2 Effektiv kryptering ved overførsel af personoplysninger via internettet.
4.3.3 Løbende awareness træning til alle medarbejdere med fokus på it-sikkerhed og behandling af personoplysninger.
4.3.4 Ekstern adgang til systemer og databaser der bruges til at behandle persondata sker udelukkende gennem en indbygget firewall.
4.3.5 Begrænsning i adgangen til personoplysninger til de relevante personer der skal til for at overholde krav og forpligtelser i databehandleraftalen.
4.3.6 Etablerede kontroller til at identificere og rapportere eventuelle brud på persondatasikkerheden.
5.1 Som en del af driften af Sproom anvender databehandleren underdatabehandlere. Denne databehandleraftale udgør den dataansvarliges forudgående generelle skriftlige godkendelse af databehandlerens brug af underdatabehandlere. Sådanne underdatabehandlere kan være andre selskaber inden for Visma-koncernen, som Sproom er en del af eller tredjepartsleverandører i og uden for EU/EØS. Databehandlerens underdatabehandlere er oplistet i den til enhver tid gældende liste.
5.2 Databehandleren sikrer, at dennes underdatabehandlere overholder tilsvarende forpligtelser og krav, som er beskrevet i denne databehandleraftale. Den dataansvarlige skal orienteres senest 30 dage inden, databehandleren tager en ny underdatabehandler i brug. Den dataansvarlige har ret til at protestere imod en ny underdatabehandler, som behandler personoplysninger på vegne af den dataansvarlige, hvis denne ikke behandler data i overensstemmelse med gældende databeskyttelseslovgivning. I en sådan situation skal databehandleren demonstrere overensstemmelse ved at give den dataansvarlige adgang til databehandlerens databeskyttelsesvurdering og udarbejdede dokumenter om brug af underdatabehandleren. Hvis der herefter fortsat er uenighed om anvendelsen af underdatabehandleren, kan den dataansvarlige opsige sit abonnement med et kortere varsel end normalt for at sikre, at den dataansvarliges personoplysninger ikke behandles af den pågældende underdatabehandler.
6.1 Enhver overførsel af personoplysninger til et tredjeland eller en international organisation forudsætter indgåelse af EU Kommissionens Standardkontraktbestemmelser (EU SCC's) eller et andet gyldigt overførselsgrundlag. Den dataansvarlige giver databehandleren autorisation til at sikre et tilstrækkeligt grundlag for overførsel af personoplysninger til et tredjeland på vegne af den dataansvarlige.
7.1 Databehandleren skal, så vidt det er muligt, bistå den dataansvarlige med passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger under hensyntagen til behandlingens art og kategorien af oplysninger, der er tilgængelige for databehandleren, for at sikre overholdelse af den dataansvarliges forpligtelser i henhold til gældende databeskyttelseslovgivning.
7.2 Databehandleren bistår den dataansvarlige med overholdelse af GDPR art. 32-36, herunder blandt andet behandlingssikkerhed, anmeldelse af brud på persondatasikkerheden til tilsynsmyndigheden og underretning om brud på persondatasikkerheden til den registrerede under hensyntagen til behandlingens karakter og de oplysninger, der er tilgængelige for databehandleren.
7.3 Databehandleren må ikke besvare anmodninger fra registrerede, medmindre databehandleren er autoriseret af den dataansvarlige til at gøre det. Databehandleren videregiver ikke information om denne databehandleraftale til statslige myndigheder såsom politiet, herunder personoplysninger, medmindre databehandleren er forpligtet til det i medfør af lovgivningen i form af en retskendelse eller lignende.
7.4 Endvidere skal databehandleren så vidt det er muligt og lovligt underrette den dataansvarlige såfremt:
7.4.1 En anmodning om indsigt i personoplysninger modtages direkte fra den registrerede;
7.4.2 En anmodning om indsigt i personoplysninger modtages direkte fra statslige myndigheder, herunder politiet, medmindre databehandleren instrueres i ikke at underrette den dataansvarlige.
7.5 Hvis den dataansvarlige kræver information eller assistance omkring sikkerhedsforanstaltninger, dokumentation eller information om, hvordan databehandleren behandler personoplysninger generelt, og en sådan anmodning indeholder information, som går ud over, hvad der er nødvendigt ifølge gældende databeskyttelseslovgivning, må databehandleren kræve betaling for sådanne yderligere services.
8.1 Databehandleren underretter uden unødig forsinkelse den dataansvarlige efter at være blevet opmærksom på, at der er sket et brud på persondatasikkerheden, som involverer persondata, databehandleren behandler på vegne af den dataansvarlige.
8.2 Databehandleren skal underrette den dataansvarlige via den kontaktperson, som er registreret i Sproom, hvis databehandleren bliver bekendt med en sikkerhedsbrist.
9.1 Den dataansvarlige har mulighed for at få sin data returneret (eksporteret) i forbindelse med ophør af et Sproom abonnement. Efter opsigelse af Sproom kontoen vil databehandleren slette/anonymisere alle personoplysninger, som databehandleren har behandlet på vegne af den dataansvarlige. Dette sker i overensstemmelse med gældende vilkår og betingelser.
10.1 Den dataansvarlige er berettiget til at igangsætte en revision af databehandlerens forpligtelser i henhold til databehandleraftalen.
10.2 Såfremt databehandlerens assistance i forbindelse med revision overskrider den almindelige service, som databehandleren skal stille til rådighed som følge af gældende databeskyttelseslovgivning, afregnes dette særskilt.
11.1 Denne databehandleraftale er gældende, så længe databehandleren behandler personoplysninger på vegne af den dataansvarlige i forbindelse med den dataansvarliges brug af Sproom.
11.2 Databehandleren er berettiget til at beholde personoplysninger efter ophør af databehandleraftalen i det omfang, det er nødvendigt i henhold til gældende lov, hvilket i så fald vil ske i overensstemmelse med de tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger, som er beskrevet i databehandleraftalen.
12.1 Den gældende version af databehandleraftalen vil til enhver tid kunne tilgås på hjemmesiden. Væsentlige ændringer varsles 30 dage inden de træder i kraft via email. Brug af Sproom efter opdateringen udgør en accept af databehandleraftalen.
13.1 Ansvar for handlinger i strid med bestemmelserne i denne databehandleraftale reguleres af ansvarsbestemmelserne i Sprooms vilkår & betingelser. Dette gælder ligeledes for enhver overtrædelse, som foretages af databehandlerens underdatabehandlere.
14.1 Denne databehandleraftale er underlagt dansk ret og enhver tvist, der udspringer af denne databehandleraftale, skal anlægges ved Byretten i København.
****
A. Kategorier af personoplysninger
a. Den dataansvarlige har kontrollen over, hvilke kategorier af personoplysninger, der behandles i Sproom, men kan blandt andet omfatte:
- Navn
- Titel
- Telefonnummer
- Adresse
- Evt.
I tillæg til ovenstående kan særlige kategorier af personoplysninger (følsomme oplysninger) blive behandlet af databehandleren, i det omfang den dataansvarlige behandler sådanne oplysninger i Sproom. Dette er dog udenfor databehandlerens kontrol.
B. Kategorier af de(n) registrerede
a. Den dataansvarlige har kontrollen over, hvilke kategorier af registrerede, der behandles i Sproom, men kan blandt andet omfatte:
- Den dataansvarliges slutbrugere
- Den dataansvarliges medarbejdere
- Den dataansvarliges kontaktpersoner
- Den dataansvarliges kunder og kunders slutbrugere
- Den dataansvarliges kunders medarbejdere
- Den dataansvarliges kunders kontaktpersoner
- Evt.
Denne databehandleraftale er sidst opdateret den 1. januar 2024.