Ofte stillede spørgsmål

Sproom er en fakturaportal til e-fakturering, som er skabt for at give små- og mellemstore virksomheder et nemt, brugervenligt og billigt alternativ til afsendelse af fakturaer til både det offentlige og private erhvervsliv.

En fakturaportal er en hjemmeside, hvorfra du kan indtaste/uploade og afsende elektroniske fakturaer til det offentlige og til private virksomheder. Forskellen på et indlæsningsbureau og en fakturaportal er, at man på en fakturaportal selv indtaster eller uploader de oplysninger, som skal med i fakturaen, eller man importerer disse fra eget økonomisystem. Et indlæsningsbureau derimod er et sted, hvor man kan fremsende en faktura på papir, hvorefter fakturaen bliver indskannet og afsendt som en slags elektronisk faktura. Fordelen ved en fakturaportal er, at det er langt billigere, og at du altid har fuld sporing af dine dokumenter.

Det koster ingenting af sende til offentlige kunder i Danmark og kun kr. 1,50 pr. sendt faktura til erhvervskunder. Derudover er der intet abonnement og ingen binding.

En offentlig modtager har et EAN-nummer tildelt af Økonomistyrelsen og er kendetegnet ved, at det altid starter med 5798. Alle øvrige EAN-numre er tilkøbte og karakteriseres af Sproom som erhvervsnumre. Der skal bemærkes, at der er få offentlige modtagere, som egenhændigt har anskaffet et EAN-nummer, og disse betegnes af Sproom som erhvervskunder.

Det er nemt, sikkert og billigt at benytte Sproom. Derudover får du fuld sporing af afsendte fakturaer, adgang til arkiv, mulighed for at vedhæfte bilag og øjeblikkelig forsendelse.

En elektronisk faktura er en faktura eller en kreditnota, som afsendes elektronisk til modtageren i et valgt dataformat. Det offentlige i Danmark og en række danske erhvervsvirksomheder benytter OIOXML som udvekslingsformat. Ud over OIOXML er der op til 300 andre kendte formater og standarder, som udveksles mellem virksomheder i dag. Sproom er uafhængig af disse formater og afleverer altid i det specifikke format, modtageren ønsker.

Et EAN-nummer er en unik adresse, så en elektronisk faktura kan komme frem til den rette modtager. Det kan sammenlignes med et telefonnummer eller en postadresse. EAN-numre er 13-cifrede og hver offentlig institution i Danmark samt mange virksomheder har et EAN-nummer. Man kan få oplyst modtagerens (kundens) EAN-nummer ved at kontakte denne direkte. Kommuner, regioner og stat har tit gode oversigter over EAN-numre på deres hjemmesider. Sproom kan sende til stort set alle EAN-numre i Danmark.

Hvis din kunde ikke har et EAN nummer, skal din kunde være oprettet som bruger i Sproom, for at du kan sende til kunden. Hvis din kunde ikke er oprettet i Sproom, så send kunden en mail og opfordr ham eller hende til at oprette sig.

Fakturaer kan enten indtastes manuelt eller uploades elektronisk til Sproom. For at indtaste en faktura, anvendes en brugervenlig formular, som du finder ved at klikke "Indtast" fra forsiden. Der er også mulighed for at uploade en OIOXML-fil i portalen ved at klikke på knappen ”Upload” og herefter vælge den faktura, der skal sendes. Når din første faktura er afsendt, oprettes du som bruger i Sproom, hvorefter du skal logge ind for at sende fakturaer fremover. Du behøver derfor ikke taste afsenderinformationer, hver gang du taster en faktura.

Du kan p.t. uploade fakturaer og kreditnotaer i formatet OIOXML 0.7, som understøttes af mange økonomisystemer i dag, og vi vil inden længe tilbyde flere forskellige formater. Find ud af om din OIOXML faktura-fil er valid her: http://xmltools.oio.dk/oioonlinevalidator/

Læs mere om OIOXML 0.7 i ”Bekendtgørelse om information i OIOXML elektronisk regning til brug for elektronisk afregning med offentlige myndigheder” på http://www.oioubl.info/classes/da/index.html. OIO står for Offentlig Information Online. OIOXML består primært af en samling af godkendte XML-skemaer, betegnet OIOXML-skemaer, og et sæt af regler og retningslinier til opbygning af OIOXML-skemaer.

I fremtidige versioner vil det være muligt at uploade andre formattyper også.

Fakturaens sendes som en datafil og lagres i Sproom. Afhængigt af modtageren bliver den enten sendt videre til modtagerens it-system eller hentet og behandlet af modtageren, som herefter enten godkender eller afviser som ved en almindelig papirfaktura.

Når du har sendt en faktura, kan du under fanebladet ”Mine Dokumenter” og ”Sendte dokumenter” finde en liste over de dokumenter, du har sendt.

Såfremt der er sket en fejl ved afsendelsen af et dokument, kan denne ses under fanebladet "Fejl".

Ved at klikke på et dokument på listen får du mulighed for at vælge fanebladet ”Status”, hvor du kan du se, hvor langt din faktura er kommet. Status opdateres løbende, indtil fakturaen enten er modtaget eller gået i fejl. Er du i tvivl om, hvorvidt at fakturaen er kommet frem til modtageren, kan du eventuelt kontakte din kunde og få dette bekræftet.

Det er din kundes modtagerværktøjer, der afgør, hvor hurtigt en forsendelse bliver gennemført. Det kan tage fra under et minut til flere dage. Sproom er designet til at forsøge at gennemføre transaktionen gentagende gange over flere dage. Typisk vil fakturaen dog være fremme inden for få minutter.

Nederst i formularen kan du vedhæfte et bilag ved at klikke på knappen ”Gennemse”. Herefter kan du finde bilaget, du ønsker at vedhæfte din faktura og klikke på knappen ”Upload”.

Du kan uploade bilag i PDF-, TIFF-, Word-, Excel- Visio- og Powerpoint-format. Bilagene må maksimalt fylde 1 mb, men det er op til de enkelte modtagersystemer hos dine kunder at afgøre, hvor meget bilagene må fylde. Er du i tvivl, kontakt din kunde før du vedhæfter bilag.

Ja! Hvis du beder dine leverandører om at sende fakturaer til dig via Sproom, vil du modtage dem i din Indbakke og på den måde have et godt og struktureret overblik.

Sender eller modtager du mere end ca. 100 fakturaer om måneden, bør du overveje at få etableret en integration mellem dit økonomisystem og Sproom. Med en integration vil trafikken mellem økonomisystemet og Sproom ske automatisk, og du behøver ikke taste, uploade eller downloade fakturaer. Til at udføre dette arbejde vil vi anbefale at benytte specialister i dataintegration. Se mere om dette under ”Partnere”.